医療現場にデジタル化の波が押し寄せる中、医療事務に深い関わりのあるITツールの「電子カルテ」。カルテは医師が記載するものであり、医療事務に関係ないと感じる方も多いでしょう。

しかし、受付やカルテ作成、会計・レセプト業務などが主な仕事である医療事務の業務を効率化させるには、電子カルテが欠かせません。そこで、当記事では医療カルテの使い方を医療事務に教えるコツを紹介します。

電子カルテと医療事務の関係性とは

電子カルテの導入を始めとする医療現場のデジタル化に伴い、近年では医療の専門知識だけでなく、最低限のITスキルを保有していることも医療事務の業務で重要視されています。

そのため、今後は医療事務として働くうえでITスキルは欠かせない要素の1つといえます。これから医療事務を目指す方は資格取得と並行し、最低限のITスキルを身に付けなければならない時代になりつつあるのです。

医療事務における主な仕事内容

医療事務の主な仕事内容として次の3つが挙げられます。

• 受付業務    
• 会計業務    
• レセプト業務    

いずれも医療事務に欠かせない業務ばかりです。ここでは、それぞれの詳しい内容についてみていきましょう。

1.受付業務    

受付業務とは、病院の受付で患者をお迎えする仕事です。また、お迎えした後は次のような業務があります。

• 保険証や診察券を預かって内容に相違がないか確認
• 電子カルテに患者の基本情報を入力
• 患者の電子カルテを作成し診察室へ案内

患者の電子カルテを取り出した後に、診察室へと案内します。患者の待ち時間を短縮するには、医療保険制度の知識がある程度は必要です。さらに、受付業務は「病院の顔」としての役割もあるため、丁寧な対応も求められます。

2.会計業務    

会計業務では、診察後に患者が支払う医療費を計算します。医療費は次の3つの情報をもとに算出します。

• 患者が加入する医療保険
• カルテの内容
• 診療報酬の点数表

電子カルテの場合は自動的に医療費が算出されるため、数字に相違がないかを確認するのが主な作業です。カルテの内容を見ながら、1つずつ慎重に確認する必要があります。

3.レセプト業務    

レセプト業務では「診療報酬明細書」と呼ばれる病院の所得に関わる書類の作成や点検、提出などを実施します。

健康保険組合や共済組合、市区町村といった保険者に患者が支払う自己負担以外の診療費用請求のために欠かせない業務です。多くの場合、診療報酬明細書は自動算出されるため、内容の点検作業が主な業務といえます。

医療事務と医療クラークの違い

医療クラーク（医師事務作業）とは、医師が担当する事務的業務をサポートするスタッフのことです。電子カルテやオーダリングシステムの代行入力をはじめ、診断書や紹介状などの文書を作成します。

医療事務と医療クラークの違いは「病院の顔」として業務を担うかどうかです。医療事務は保険証の預かりや返却、診察代の計算など、病院の顔として受付や窓口業務を担います。

一方、医療クラークが担うのは、医師をサポートする裏方の業務です。ただし、両者とも医師や看護師などの医療専門スタッフの間で業務を進める点においては共通点も多くあります。

医療事務から見た電子カルテ導入メリット

医療事務から見た電子カルテの導入メリットとして、次の3つが挙げられます。

• 患者データを探すのが容易
• 紛失リスクの軽減
• カルテ情報を把握しやすい

紙カルテの場合、大量にあるカルテの中から患者の情報を取り出す作業が必要でした。しかし、電子カルテであれば診察券番号や生年月日などで検索すれば必要な患者のデータをすぐに取り出せます。

また、紙カルテは患者が増えるほど紛失するリスクも高くなります。一方、データで管理する電子カルテであれば、誤って削除しない限り紛失するリスクはありません。さらに、電子カルテは更新されたカルテ情報を医療スタッフがリアルタイムに把握できます。

電子カルテの導入は、受付や会計に関する業務を効率的かつスムーズに進めるためのさまざまなメリットが得られます。

医療事務に電子カルテの使い方を教える3つのコツ

医療事務に電子カルテの使用方法を教えるコツとして次の3つが挙げられます。

• カルテの書き方の基礎から教える    
• 実際に触れる機会を増やす    
• 医師との同期率が高まるようフィードバックする    

それぞれ詳しくみていきましょう。

1.カルテの書き方の基礎から教える    

カルテは「疾患」「医療行為」「診療報酬」の3つをつなげて記載する必要があり、まずは各項目への正しい理解が欠かせません。

例えば、喉の痛みや節々の痛み、急な発熱を訴える患者の場合、医師は診察しながら複数の病気を疑い、治療方針を考えます。そして、診療報酬ルールに則いながら算定できる点数を計上するといった一連の流れをカルテに記載していくのです。

そのため、医療事務に電子カルテの使い方を教える際も、このような基礎的な部分も教える必要があります。

2.実際に触れる機会を増やす    

医療事務に見本を見せたり、操作方法を教えたりしただけでは本当の意味で電子カルテの使い方を覚えたとはいえません。

操作方法を覚えるのはもちろんのこと、応用が利くまでに育成するには実際に触れる機会を増やし、繰り返し指導する必要があります。

3.医師との同期率が高まるようフィードバックする    

医師に代わって医療事務が電子カルテを使用する場合、次の4項目に分けて患者の診察を整理しなければなりません。

• 医師がどのように診察したか
• どのような診断を下したか
• どの治療方法選択したか
• カルテとして記録する

医師の考えを先取りして電子カルテをスムーズに使用するには、使い方を覚えるだけでなく医師の考えに近づく必要があります。医療事務の考えを医師に近づけて同期率を高めるためにも、診察ごとの丁寧なフィードバックが求められます。

まとめ        

紙カルテから電子カルテへ移行する際、その操作性について不安に感じる方も多いでしょう。もちろん、操作に慣れるまではそれなりに時間を要します。

しかし「患者のデータを探しやすい」や「カルテ情報を把握しやすい」といった多くのメリットが得られる電子カルテの導入が医療事務にもたらす効果は図りしれません。

ただし、最低限のITスキルが必要となったり、カルテの書き方の基礎から教えたりと医療事務に対してそれなりの努力が求められるのも事実です。ご紹介した使い方を教えるコツを参考にしながら、スムーズな電子カルテの導入をぜひ目指してみてください。

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