診察予約システムとは？概要からメリット・デメリットまで徹底解説します！
近年、病院やクリニックでは業務効率化のために、診療予約システムが導入され始めています。導入され始めているとはいったものの、まだまだ導入されていない病院・クリニックは多いです。
当記事では、これから診療予約システムを導入しようと考えている方に向けて、診療予約システムの概要や種類、メリット・デメリットなどについて解説していきます。
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診療予約システムとは？
診療予約システムとは、クリニックや病院に訪れようとしている方がインターネット上で自由に予約ができるシステムです。
インターネットに繋がるデバイスさえあれば、場所・時間を問わず診療予約できます。
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診療予約システムの種類
診療予約システムの種類は次のとおりです。
- 順番待ち予約
- 時間指定予約
- 時間帯予約
「順番待ち予約」とは、病院やクリニックに訪れた方から予約ができるシステムです。待合場所に番号発見器や予約番号が記載されたモニターを設置することで、予約番号を周知させます。
「時間指定予約」とは、患者が決めた時間に予約を入れるシステムです。診療時間が正確に決まっているため、待ち時間なく診察を受けることができ、ストレスなく病院やクリニックを利用できます。
「時間帯予約」とは、順番待ち予約と時間指定予約を混ぜた新たな予約システムです。30分〜1時間の予約時間を設け、来院した順に診療が開始される仕組みとなっています。
時間に融通が利くことや急病の患者が飛び込みで入ってきても対応できる点もメリットです。
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診療予約システムを導入する病院側の5つのメリット
診療予約システムを導入する病院側のメリットは大きく分けて5つあります。
それぞれ詳しくみていきましょう。
1.再来院・新規患者の獲得増加
診療予約システムを導入することで、再来院・新規患者の獲得増加が見込めるでしょう。診療予約システムによっては、予約画面にメッセージを流せるツールが入っている場合があります。
例えば、予約画面に「○○シーズンですので、ワクチン接種をぜひ」といったアナウンスを流すことで、再来院・新規患者が接種を受けようといった認識に変わります。インターネットを使う予約が利便性を高めているため、再来院・新規患者関わらず検索を使用でき、ホームページからの新規患者の流入が期待できるでしょう。
2.混み具合の平均化
診療予約システムでは、設定で予約管理や調整ができるため、混み具合を平均化できます。事前に混み具合が想定されている時間帯に、病院側で予約を入れておけば、患者からは予約が入れられません。
また、混み具合を予約システム上で表示しておけば、患者は空いている日時に誘導できるため、混み具合のコントロールが可能です。
3.飛び込み診療の削減
診療予約システムを導入することで、予約を取っていない飛び込み患者の診療が減ります。飛び込み診療を削減できれば、受付業務の手間がなくなります。
また、電話問い合わせで予約時間を聞かれたとしても、診療予約システム上での確認を促すことができるため、電話による予約対応業務の削減も可能です。
4.電子カルテとの連携
診療予約システムを導入することで、電子カルテとの連携が可能になります。電子カルテと連携すれば、予約している患者情報を電子カルテへ転機できるため、診察をスムーズに進めることが可能です。
情報入力やカルテを探す手間もなくせるため、入力ミスによる再入力や確認作業がなくなり、他の業務に集中できるでしょう。ただし、診療予約システムのなかには電子カルテとの連携に対応していないものもあるため、連携有無について導入前に確認する必要があります。
5.予約業務の手間をなくせる
診療予約システムの導入によって、予約業務の手間をなくせるでしょう。今までであれば、患者と受付で日程を調整したり、電話対応で予約を受け付けたりといった対応が必要でした。
しかし、予約診療システムを導入すれば、システム上で予約業務を進めることができるため、予約業務に時間を割く必要がありません。また、予約履歴もシステム上で管理できるため、事前に確認作業を行えます。
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診療予約システムの3つのデメリット
診療予約システムのデメリットは大きく分けて3つです。それぞれ詳しくみていきましょう。
1.コストがかかる
診療予約システムを導入するためには、初期費用や月額費用といったコストがかかります。システムによって導入費用は異なりますが、機能がしっかりと取り揃えられている診療予約システムの場合、コストは高くなりがちです。
診療予約システムを導入する前に、複数のシステムの値段や機能を比較し、自院に最適な診療予約システムを導入しましょう。
2.適切なペースで診療できなくなる
診療予約システムには、適切なペースで診療できなくなるといったデメリットがあります。
自由に予約できる点はメリットであるものの、急にキャンセルされてしまうと適切なペースで診療・治療が行えません。
また、早急な診察を要する患者が予約変更・キャンセルした場合、病院から連絡して診察予約を催促する必要があります。
3.既存患者の離脱を招く恐れがある
患者の中には、インターネットを活用したデバイスの操作が苦手な方も一定数いるため、診療予約システムの導入によって、既存患者が離脱してしまう可能性があります。
導入する際は既存患者の年齢層を踏まえデバイス操作が簡単にできるのかを検討したうえで導入しましょう。
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診療予約システムを選ぶ際のポイント
診療予約システムを選ぶ際のポイントは次のとおりです。
- システム機能の豊富
- セキュリティ面の安全性
- 初期費用や月額費用
- 運営会社に信頼がおけるかどうか
- システム導入後のサポート体制
- どの予約システムに対応しているか
診療予約システムは導入するだけでは、意味がありません。導入後にどういった方法で運営・活用していくのかが重要になります。
費用面やシステム機能の豊富さはもちろん、導入後のサポート体制、運営会社が信頼できるかどうかも診療予約システムを選ぶ際には欠かせないポイントです。
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おすすめの診療予約システム5選
ここではおすすめの診療予約システムを5つ紹介します。それぞれどのような特徴・性能があるのか比較しましょう。
1.EPARK
「EPARK」は株式会社EPARKが開発・販売している予約診療システムです。EPARKでは、他システムとの連携や患者もスタッフも簡単に操作ができるといった特徴があります。
また、24時間対応のオンラインサービスによっていつでもどこでも事前予約が可能です。その上、予約の重複を防ぐことができ、スタッフ全員が同じツールで最新状況を確認することができるためミスが起きにくい環境を作れます。
参考：EPARK
2.メディカル革命 by GMO
「メディカル革命 by GMO」は大手インターネットサービス会社GMOが発信しているサービスで、Web上の予約だけでなく、アプリでの予約も可能になっています。
LINEを使った予約が可能になっているため、どの世代でも簡単に予約ができます。また、システム内に入力された患者情報や診察内容を元に自動で電子カルテを作成してくれるため、カルテの入力が不要です。メディカル革命 by GMOは、効率化や利便性を追求した診療予約システムです。
参考：メディカル革命
3.ヨヤクル
「ヨヤクル」は、インターネットでの予約だけでなくタッチパネルやバーコード、自動音声予約が可能になっています。
ヨヤクルのシステムを活用すれば、インターネットを活用したデバイス操作が苦手な方であっても簡単に予約ができます。予約状況や待ち時間はいつでも確認が可能ですので、待ち時間なく診察を受けることができる点も特徴です。
月額費用も9,000円と安価で、予算が少ない病院やクリニックであっても安心して導入できます。
参考：ヨヤクル
4.診察予約2022
「診療予約2022」は、順番待ち・時間帯予約版・複合版のシステムに分かれています。操作もシンプルで、予約や確認も数クリックで完了します。
また、診療予約2022は初期費用が0円ですので、導入しやすい診療予約システムです。順番待ち版・時間帯予約版ともに月額10,000円、複合版は月額15,000円の費用設定となっているため、導入後もコストをかけず運営を進めることができます。
参考：診療予約システム
5.ドクターキューブ
「ドクターキューブ」は、予約が行いやすいシステムで簡易的なWeb診察も行ってくれます。また、機能性も高く高齢者や子供といったどの年代でも活用しやすい診療予約システムになっています。
参考：ドクターキューブ
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まとめ
診療予約システムには、新規患者の獲得であったり、電子カルテと連携できたりといった複数のメリットがあります。しかし、導入するための費用がかかったり、既存患者の離脱を招いたりといったデメリットがある点を覚えておきましょう。
診療予約システムは導入するだけではなく、機能を使いこなすことで、当記事でご紹介したメリット・デメリットを最大限に発揮します。診療予約システムを導入するのであれば、「どのような目的で使用するのか」を明らかにし、業務効率化や新規患者獲得をしましょう。
