【クリニック院長向け】経費精算システム10選を紹介！後悔のない選び方を解説

経費精算システムとは？

経費精算システムとは、クリニックが使用する経費の計算や管理ができるシステムです。経費精算システムを活用すると、スタッフの業務効率化などを実現できます。

経費精算システムの主な機能

経費精算システムの主な機能は、以下のとおりです。それぞれ詳しく紹介します。

経費・交通費・出張費精算の機能

経費精算システムには、経費・交通費・出張費精算などの機能が備わっています。クリニックで院長が負担に感じている経費の大部分は、交通費です。Suicaをはじめとした交通系ICカードと連携できると、紙の保管からデータに移行できるため、管理が簡単になり負担を軽減できるでしょう。経費精算システムを導入する場合は、経費・交通費・出張費精算の機能が充実したものを選ぶのがおすすめです。

クレジットカードやプリペイドカードとの連携機能

経費精算システムは、クレジットカードやプリペイドカードとの連携機能が備わっているのが特徴です。あらゆる場面の支払いで、クレジットカードを使用する機会は少なくありません。クレジットカードやプリペイドカードと連携できる機能があると、支払いの後の管理が楽になります。事務作業の負担を軽減するためにも、連携機能に注目して選んでみるとよいでしょう。

経費精算と外部サービスとの連携機能

経費精算システムには、経費精算と外部サービスを連携できる機能が搭載されています。たとえば、「勤怠管理システム」や「給与計算システム」などと連携が可能です。外部サービスとの連携により、経費だけではなく、関連業務の効率化が実現できます。現在の運営体制に合わせて、できるだけ手間を少なくできるシステムを選ぶのがおすすめです。

経費精算のワークフロー機能

経費精算システムに備わっている経費精算ワークフロー機能とは「経費の支払いに必要な申請書を作成して提出」「提出した申請書を上長に承認してもらう」ものです。申請書を承認してもらう人数や、確認の流れはシステムによって異なります。なかには、処理忘れの防止に役立つ、ステータスの変更をメールで知らせてくれるシステムもあり、診療で忙しくても効果を発揮します。

スマホアプリ対応

パソコンだけでなく、スマホアプリ対応の経費精算システムがあると、出張で使用した経費も出先で管理がしやすいでしょう。たとえば、出張でクリニック以外の場所にいても、スマホに搭載されているカメラを使用して、領収書を撮影し、簡単に経費の申請ができます。

経費精算システムを選ぶ際に比較すべき４つのポイント

経費精算システムを選ぶ際に、比較すべきポイントは以下の４つです。それぞれ詳しく紹介します。

1.入力業務を効率化できるか

経費精算システムを選ぶ際は、入力業務を効率化できるかで比較するのがおすすめです。経費の支払いや管理などは、意外と大きな負担になるケースも少なくありません。たとえば、クレジットカードやプリペイドカード、外部システムなどと連携できると、入力業務の負担を軽減可能です。入力が効率化できれば、ほかの業務に時間を使えるようになります。さらに、顧問税理士が普段利用している経費精算システムであれば、より業務を効率化できる可能性があります。データの共有がスムーズになり、困ったことがあっても顧問税理士に質問することができるためです。

2.電子帳簿保存法への対応有無

経費精算システムを選ぶ際は、電子帳簿保存法に対応しているものを選ぶのがおすすめです。開業してから。経費の管理を紙の帳簿に記載している院長も少なくありません。電子帳簿保存法に対応している経費精算システムを選べば、書類で管理する手間や、保管スペースを削減できます。書類管理の手間を軽減するためにも、電子帳簿保存法に対応したシステムを選んでみてください。
参考：電子帳簿等保存制度特設サイト｜国税庁

3.自院に適した費用で導入可能か

経費精算システムを比べる際は、自院に適した費用で導入できるか検討する必要があります。診療に直接関わるシステムではないため、費用面が不安でなかなか踏み切れないケースもあるでしょう。費用を検討する際に確認すべき点は、経費精算システムを利用する院内のスタッフ数です。なぜなら、多くの場合、経費精算システムの費用は、ユーザー数に応じて決まる場合が多い傾向にあるためです。また、オプションを利用せずに必要な機能だけを活用すると、無駄な費用を抑えて導入が進められます。

4.会計・支払い業務に関する入力ミスをサポートする機能があるか

経費精算システムを導入する際は、会計や支払い業務に関する入力ミスに気づけるサポート機能「規定違反チェック機能」があるかどうかで選びましょう。収支に関する情報のため、正確性が求められます。
しかし、入力する段階で選択を誤ってしまう可能性はゼロではありません。そこで「規定違反チェック機能」を有するシステムであれば、申請者や承認者の不要な手間を削減できます。

おすすめの経費精算システム10選

おすすめの経費精算システムは、以下の10選です。それぞれ詳しく紹介します。

1.マネーフォワード クラウド経費（株式会社マネーフォワード）

参考：マネーフォワード クラウド経費
マネーフォワードクラウド経費は、経費精算をペーパーレス化できる経費精算システムです。クレジットカードや電子マネーと連携でき、利用明細を自動で取得できるので手入力せずに経費を登録できます。また、申請書の修正や差し戻しもWeb上で完結できるのも特徴の一つです。手軽に経費を管理したい方は、マネーフォワードクラウド経費の導入を、検討してみてください。

2.楽楽精算（株式会社ラクス）

参考：楽楽精算
楽楽精算は、クリニックや会社に合わせて経費精算ルールを導入できるのが特徴です。経費精算に必要な申請項目からレイアウト、承認フローまでを自由に設定できます。また、楽楽精算を導入すると、手厚いサポートを受けられるのも特徴です。社内教育用マニュアルの作成など、徹底したサポートを望む方は楽楽精算を検討してみてください。

3.ジョブカン経費精算（株式会社ジョブカン会計）

参考：ジョブカン経費精算
ジョブカン経費精算は、クリニックの経費精算の承認や申請などを効率化できるシステムです。ジョブカン経費精算は、シンプルで使いやすいデザインで初めて触れる人も抵抗なく利用できます。また、電子帳簿保存法に対応しているため書類での管理が不要な点も特徴の一つです。導入すると、経費申請にかかるミスや手間を削減できます。

4.HRMOS経費（イージーソフト株式会社）

参考：HRMOS経費
HRMOS経費は、経理業務や法律対応に精通したスタッフが手厚くサポートしてくれるのが特徴です。入力制御やエラーチェック機能により、申請書の差し戻しの負担を軽減してくれます。また、60種類以上の会計システムとの連携実績を誇っており、入力や転記の手間も削減可能です。電子帳簿保存法などの法律にも対応しています。

5.Concur Expense 経費精算システム（株式会社コンカー）

参考：Concur Expense 経費精算システム
Concur Expense 経費精算システムは、経費精算を自動化できるシステムです。電子帳簿保存法などにも対応している経費精算システムであり、書類を使わずに経費精算や承認が可能です。クレジットカードやアプリとも連携できるため、紙で領収書を受け取る必要もありません。経費精算を完全に自動化したいクリニックにおすすめします。

6.SmartGo Staple（エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社）

参考：SmartGo Staple
SmartGo Stapleは、モバイルSuicaと法人プリペイドカードのStapleカードが一体化したサービスです。出張などで電車に乗る場合でも、モバイルSuicaを起動してタッチするだけで経費を申請できます。キャッシュレス対応になるため、小口現金の管理も不要です。電子帳簿保存法にも対応しているため、手間のかかる経理作業の負担を軽減できます。

7.チムスピ経費（株式会社チームスピリット）

参考：チムスピ経費
チムスピ経費は、申請書の種類ごとに柔軟にカスタマイズできるシステムです。申請書の種類に合わせて入力項目やレイアウトを変更でき、入力内容のエラーなども細かくチェックできます。差し戻しを軽減できるため、担当者の業務負担を軽減できます。また、世界水準のセキュリティ環境が整備されている点も特徴です。

8.MOT経費精算（株式会社バルテック）

参考：MOT経費精算
MOT経費精算は、経理業務のペーパーレス化を実現でき費用を抑えて利用できるのが特徴です。1IDあたり月額199円から利用でき、アップデートも無料です。また、経費精算や交通費精算、出張費精算などの機能も充実しています。費用を抑えながら充実した機能を利用したい方は、MOT経費精算の導入を検討してみてください。

9.MAJOR FLOW Z KEIHI（パナソニック インフォメーションシステムズ株式会社）

参考：MAJOR FLOW Z KEIHI
MAJOR FLOW Z KEIHIは、経費申請から支払い処理まで一貫して行える経費精算システムです。Cカードとの連携や取引先からの請求書の処理、入力作業の簡略化などの機能が備わっています。会計ソフトや銀行オンラインシステムとも連動できるなど、機能性に優れたシステムです。

10.J’sNAVI NEO（株式会社JTBビジネストラベルソリューションズ）

参考：J’sNAVI NEO
J’sNAVI NEOは、出張や経費を一元管理できる経費精算システムです。一般的に使用される経費に加えて出張でかかった経費、交際費などをペーパーレスで管理できます。また、導入により経費の仮払いや立替も不要なのが特徴です。J’sNAVI NEOは、クリニックの特徴に合わせて柔軟に設定できるシステムの一つといえます。​​​​​​​​​​​​​​

まとめ

経費精算システムを導入すると、経費などを効率よく申請できるため、スタッフの負担を軽減できます。比較・検討する際には、機能だけではなく現在の手間が削減できるかにも注目すると、理想的なシステムが見つかります。当記事で紹介した10選を参考に、クリニックに適したシステムを選んでみてください。

執筆監修者

CLINICS事務局

株式会社メドレー

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