クリニック業務を改善する方法とは？改善すべき理由やおすすめのツールについても解説します！

クリニックが業務改善すべき３つの理由

クリニックが業務改善すべき理由は、以下の３つです。それぞれ詳しく紹介します。

1.医療業界の人手不足

クリニックが業務改善すべき理由として、医療業界の人手不足があげられます。看護師やリハビリ職員など、医療機関が人手不足に悩まされるケースは少なくありません。職場の業務量や残業時間の長さが、人手不足に直結するケースもあります。また人手不足になると残ったスタッフの負担がより大きくなるなど、負のサイクルに陥りやすいでしょう。

2.労働人口の減少

日本の労働人口が減少しているため、クリニックが業務改善する必要があります。労働省の「人口推移」を参考にすると、日本の労働人口は約7,000万人です。現在は約7,000万人いる労働人口も、少子高齢化の影響で年々減少しています。将来的にクリニックで働く人数も減少する可能性が高いため、少ない人数でも業務が回るように業務改善が必要です。

3.看護業務の負担増大

看護業務の負担を少しでも減らすためにも、業務改善は必要です。看護師は治療や患者対応などさまざまな業務を担当します。そのため、看護師一人にかかる負担は大きくなりやすいのです。クリニックのサービスを支える重要な看護師の負担を軽減するためにも、業務を改善しましょう。

クリニックの業務を改善するための６つの方法

クリニックの業務を改善するための方法は、以下の６つです。

• マニュアル作成
• 他医療機関との連携
• コストの見直し
• 接遇率・イメージの向上
• 医療事務代行サービスの利用
• デジタル化・医療DXの推進

それぞれ詳しく紹介します。

1.マニュアル作成

クリニックが業務を改善するには、マニュアルの作成が必要です。業務に関するマニュアルを作成しておくと、業務にあたるスタッフが参考にしながら業務にあたれます。マニュアルには作業の手順や注意点など、具体的な情報を記載するとスタッフのミスを事前に防げるでしょう。またマニュアルを作成すると、新人スタッフも安心して業務にあたれるメリットもあります。クリニックで働くスタッフが同じ質で仕事ができるように、業務に関するマニュアルを作成しましょう。

2.他医療機関との連携

他医療機関と連携すると、業務改善に役立つでしょう。クリニックは患者の診察や検査を行う施設ですが、提供しているサービスはクリニックごとで異なります。例えば小さい診療所でできない検査も、大規模な病院だと対応できるケースは少なくありません。患者の悩みによっては、クリニックだけでは対応できない場合もあります。他医療機関と連携できていると、クリニックで対応できない患者が来院した際に紹介できるでしょう。業務改善はもちろん、患者がスムーズに診察を受けられる体制を作るためにも他医療機関との連携は重要です。

3.コストの見直し

業務改善する際は、不要なコストがかかっていないか確認することが大切です。クリニックでは薬品や医療消耗品が多くあります。必要以上に医療消耗品を購入しているケースや、長年同じ業者から薬品を購入している場合もあるでしょう。「同じ薬品を安く購入できる業者に変える」「不要な医療消耗品は購入しない」などの対応が必要です。コストを見直すと、無駄な出費を抑えられ余った費用を別の場所に当てられるでしょう。

4.接遇率・イメージの向上

患者数が少ない場合は、接遇率やイメージの向上に力を入れましょう。患者数を増やすには、クリニックのイメージが重要です。クリニックは病気になってから行く場所というイメージも強いため、好んで来院する患者は少ないでしょう。健康に関する相談など、気軽に相談できる場所というイメージを患者に持ってもらえると患者数は増加しやすいかもしれません。

5.医療事務代行サービスの利用

スタッフの業務を効率化するためにも、医療事務代行サービスを利用しましょう。医療事務代行サービスを利用すると受付や会計、レセプト点検などの業務を委託できます。受付スタッフの負担を軽減できる上に、医療業務にリソースを割けるようになるでしょう。

6.デジタル化・医療DXの推進

業務改善にはデジタル化・医療DXが重要です。医療DXを実現すると、クリニックのデータ管理や業務を一部自動化できるようになります。また、オンライン診療の導入にもつながり新規患者の獲得も目指せるでしょう。デジタル化・医療DXにより業務を効率化できます。

業務改善を推進できるおすすめの医療デジタルツール

業務改善を推進できるおすすめの医療デジタルツールは、以下の通りです。それぞれ詳しく紹介します。

1.診療予約システム

Webやアプリから診察を予約できるのが、診療予約システムです。診療予約システムにより、患者はクリニックに電話しなくても予約できるようになります。患者は自宅や外出先など場所を問わず予約できるのです。そのため、受付スタッフも電話対応の負担がなくなるのがメリットです。診察時間に合わせて来院できるため、院内の混雑も防げるでしょう。

2.電子カルテ

電子カルテの導入により、患者の診察記録やデータを電子媒体で管理できるようになります。紙カルテのように保管場所を決める必要もなく、カルテの入力作業も効率化可能です。また、電子カルテを通じて患者の情報も簡単に管理できるため診療の質を向上させられます。電子カルテを導入すると業務改善に加えて、患者の満足度向上にもつながるでしょう。

3.Web問診票

Web問診票を導入すると、患者は来院前に症状や悩みをクリニックに伝えられます。来院当日に問診票を記載する必要もなくなる上に、問診票のデータを電子カルテに共有可能です。Web問診票により、患者の待ち時間の削減やスムーズな診察を実現できます。

クリニック業務改善のよくある質問

クリニック業務改善に関するよくある質問は、以下の通りです。疑問を解消できるように、それぞれ詳しく紹介します。

Q1.クリニック業務を改善するメリットとは？

クリニック業務を改善するメリットは、以下の通りです。

• 人手不足の解消
• コスト削減
• 医療業務へ集中可能
• スムーズに情報共有可能

Q2.リモート医事サービスについて知りたい

リモート医事サービスとは、遠隔で医療事務業務を代行するサービスです。医療事務業務を外部に委託するとスタッフを育成する必要もなく、スタッフは医療業務に注力できるようになります。

Q3.医療デジタル化の課題とは？

医療デジタル化の課題は、以下の通りです。

• セキュリティの問題
• 人材不足
• ITリテラシーが低い

まとめ

ここまで、クリニックが業務改善すべき3つの理由や業務を改善するための6つの方法などを紹介しました。医療業界は慢性的な人手不足や日本の労働人口の減少により、業務改善する必要があります。他の医療機関との連携やIT機器の導入により、スタッフ一人ひとりの負担は軽減され効率アップにつながるでしょう。クリニックの業務改善を目指している方は、当記事を参考に有効な対策を取り入れてみてはいかがでしょうか。

執筆監修者

CLINICS事務局

株式会社メドレー

医療現場のDXパートナーとして「医療ヘルスケアの未来をつくる」を理念に、開業を目指す先生や開業医の方々に寄り添う情報を発信しています。お届けするのは、オンライン診療や電子カルテ関連、開業準備を成功へ導くノウハウ、最新の医療制度・法令などさまざま。ITの力で人と医療の現場をつなぎながら、日々の診療やクリニック経営に役立つ知見を丁寧かつ分かりやすくまとめています。ぜひ、理想とするクリニックづくりのヒントとしてご活用ください。