医療のデジタル化や新型コロナウイルスの流行がきっかけとなり、患者と病院双方の負担軽減ができるシステムとして「Web問診システム」が注目されています。業務の効率化といったメリットがある一方、デメリットも少なくないため、ただ導入してしまうと失敗する可能性が高いです。

当記事では、Web問診システムのデメリットと選定ポイントについて解説します。

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WEB問診システムとは？

Web問診システムとは、診察に役立つ問診を医師・スタッフに代わって行ってくれるシステムです。問診票はアプリもしくはインターネット上のサイトにあり、患者はそこにアクセスして問診に回答していきます。

インターネット環境とスマホやタブレットがあれば、患者はどこにいても問診票の記入が可能です。

WEB問診と紙問診の違いは？

紙問診の場合、患者に記入してもらった後、受付スタッフや看護師が口頭で質問し、問診表をスキャンしたり、電子カルテに転記したりしてデータ化しなければなりませんでした。

Web問診であればスマホを用いて患者が記入するため、すでにデジタル化されており、転記作業の削減が可能です。また、前述のとおり、来院前に問診票を記入してもらうことができるため、院内での問診記載時間をなくせるため、待ち時間も削減できます。

Web問診システムにおけるクリ二ック側のメリット

Web問診システムにおけるクリニック側のメリットとして次の4つが挙げられます。

• 受付スタッフの労力を軽減できる
• 症状別に深掘りした質問を設定しやすい
• 感染症対策につながる
• 経営やマーケティング観点での情報が得ることができる

それぞれ詳しくみていきましょう。

メリット1.受付スタッフの労力を軽減できる

紙の問診だと受付スタッフが問診票を患者に渡したり、必要に応じて質問したりしなければならない他、問診票に記入された情報をデータ入力しなければなりません。

Web問診であれば、患者が1人で質問に回答し、自分で問診票を入力してくれます。手書きと違って字が汚くて読めないということもないため、受付スタッフの労力を軽減できるでしょう。

メリット2.症状別に深掘りした質問を設定しやすい

紙の問診票はスペースや枚数に限りがあるため、質問内容が限られます。Web問診であればそのようなことはないため、症状別に深堀下質問を設定しやすいです。

メリット3.感染症対策につながる

Web問診の場合、紙の問診票や記入用のペンに触れる必要がない他、紙の問診よりも作業時間を削減できるため、待ち時間の短縮が可能です。

接触回数の削減や待合室の密を避けることができるため、感染症対策につなげられます。

メリット4.経営やマーケティング観点での情報が得ることができる

「どのような経緯で自院を知ったのか」や「通院してみてどうだったか」といった患者の本音を聞き出して改善点を探れます。経営やマーケティング観点での情報も得ることができるため、病院経営を発展させやすくなるでしょう。

Web問診システムにおけるクリ二ック側のデメリット

Web問診システムにおけるクリニック側のデメリットとして次の4つが挙げられます。

• 高齢者への配慮が必要になる
• 既存の業務フローに影響が及ぶ
• 導入にコストがかかる
• 入力に煩わしさを感じる患者もいる

それぞれ詳しくみていきましょう。

デメリット1.高齢者への配慮が必要になる

高齢者の患者はスマホやタブレット操作に慣れていないため、Web問診システムを導入する場合は高齢者への配慮が欠かせません。操作が難しい患者に対して声かけをしたり、必要に応じて代わりに入力したりするといったサポートが必要となるでしょう。

また、高齢者が使用しやすいWeb問診システムを選定することも大切です。

デメリット2.既存の業務フローに影響が及ぶ

紙の問診からWeb問診に切り替えた場合、業務フローが大きく変わるため、既存の業務フローに影響が及ぶ可能性があります。関係部署との調整や連携、システム運用する現場のフォローも必要となるでしょう。

ただし、あまりにも大きく刷新してしまうと業務効率が悪くなる恐れがあります。そのため、紙の問診と近い運用ができるシステムを選定することをおすすめします。

デメリット3.導入にコストがかかる

Web問診システムの導入・運用にはコストがかかります。したがって、紙の問診よりも確実に固定費は高くなるでしょう。

しかし、Web問診システムの導入はこれらのコストよりも得られるメリットが大きいため、費用対効果が高いです。予算や機能含め自院にあったシステムを導入でき、正しく運用できているのであればそこまで気にする必要はないでしょう。

デメリット4.入力に煩わしさを感じる患者もいる

患者の中にはスマホやタブレットでの入力に煩わしさを感じて、Web問診を拒否する方もいます。このような方へ無理にWeb問診を進めてはいけません。

Web問診に慣れていない方向けに、紙の問診も準備しておきましょう。

WEB問診システムを選ぶ際の4つのポイント

Web問診システムを選ぶ際のポイントとして次の4つが挙げられます。

• 画面の見やすいシステムを選ぶ
• サポート体制と迅速性を確認する
• オプションも含めた全体費用を確認する
• フォーマットの有無を確認する

それぞれ詳しくみていきましょう。

1.画面の見やすいシステムを選ぶ

操作性を含めた使いやすさも大切ですが、画面のみやすさもシステムを選ぶポイントです。どれだけシンプルな設計になっていても、文字が小さかったり、画面のタッチがしづらかったりすると利便性に欠けてしまいます。

複数人で試してもっとも使用しやすいと感じたシステムを選ぶようにしましょう。

2.サポート体制と迅速性を確認する

Web問診の問診精度を高めるには、運用しながらブラッシュアップする必要がありますが、すべてを病院側で対応するのは難しい場合が多いです。

したがって、訪問やチャットなど、サポート体制が充実しているかどうかやサポートを依頼した際、迅速に対応してくれるかどうか確認しておくとよいでしょう。

3.オプションも含めた全体費用を確認する

Web問診システムは基本料金とオプション料金に分かれているケースが多いですが、オプションも含めた全体費用で確認する必要があります。

基本料金は低価格だったものの、オプション料金が高額で結果的に他のシステムの方が安かったというケースも少なくありません。

したがって、基本料金だけで判断しないようにしましょう。

4.フォーマットの有無を確認する

フォーマットの有無も重要です。フォーマットがないシステムの場合、1から問診票の設定を行わなければなりません。

これではWeb問診システムを導入しても、稼働させるまでに時間を要してしまいます。フォーマットが用意されているシステムであれば、スムーズに問診票の設定ができるため、導入してすぐに稼働させられるでしょう。

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まとめ

Web問診システムには「受付スタッフの労力を軽減できる」や「感染症対策につながる」といったのメリットがあります。上手く活用できれば、病院と患者どちらの負担も軽減できるため、紙問診以上にスムーズな診療となるでしょう。

ただし、「高齢者への配慮が必要になる」や「既存の業務フローに影響が及ぶ」など、デメリットも少なくありません。

当記事で紹介した選ぶ際のポイントを参考にしながら、自院との相性がよく、現場で使用しやすいWeb問診システムを選ぶことが大切です。