「電子カルテ」とは、これまで医師が診療録として利用していた紙カルテをデジタル化し、電子データとして記録・保管したものです。開業当初から電子カルテを導入している場合は、導入に関する問題は多くないかもしれません。

しかし、これから紙カルテから電子カルテに移行しようとするクリニックでは、さまざまな点に注意しながら進める必要があります。そこで、当記事では紙カルテから電子カルテへ移行するメリットや注意点などを解説します。

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紙カルテを利用するクリニックが残る背景

紙カルテを利用するクリニックが残っている背景として「開業した当初のままになっていること」や「継承先のクリニックが紙カルテを使用していること」などが挙げられます。

また「特定の部門だけが紙カルテを採用している」といった医療機関も少なくありません。
診察に関連づく気づきをメモしやすいといった点に利点を感じ、現在でも紙カルテを採用する医療機関は多く存在します。

電子カルテの導入率

厚生労働省が公開する「医療施設調査」によると、電子カルテシステムの普及状況は令和2年現在で一般病院が「約57％」、一般診療所で「約49％」という結果でした。

病床規模別に見ると400床以上ある病院での導入率は「約91％」と最も高く、次いで200〜399床規模の病院は「約74％」、200床未満の病院は「約48％」となっています。

この数字から、資金力や規模の大きい病院では電子カルテの導入が進み、規模が小さくなるにつれて普及率が低下していていることが分かります。

参考：令和２(2020)年医療施設（静態・動態）調査（確定数）・病院報告の概況｜厚生労働省

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紙カルテのメリットとデメリット

アナログなイメージを持つ紙カルテにもメリットがあります。それは、停電に強い点です。

停電が発生して電気が使用できない状態でも、紙であればその影響を受けないため問題なく患者を受け入れることができます。また、電子カルテとは異なり、導入時に多額のコストがかかる心配もありません。

一方、紙カルテは保管に多くのスペースを要します。さらに、カルテを探すことにも多くの手間と時間がかかります。誰かが紙カルテを使用・閲覧している時は閲覧できない点もデメリットといわざるをえません。

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紙カルテから電子カルテに移行する5つのメリット

紙カルテから電子カルテへ移行するメリットとして次の5つが挙げられます。

• ヒューマンエラーを防止できる
• 情報をリアルタイムに共有できる
• 保管スペースを減らせる
• 検査結果をシステムに取り込める
• 業務負担を軽減できる

それぞれ詳しくみていきましょう。

1.ヒューマンエラーを防止できる

電子カルテを導入することで、算定漏れや入力ミスといったヒューマンエラーを未然に防止できます。また、紙カルテとは異なり、記入者の字の特徴を読み解く必要がなく、医師の指示を的確に把握できる点も大きな特徴といえるでしょう。その結果として、間違いや勘違いを原因とする医療事故の未然防止にも効果があります。

2.情報をリアルタイムに共有できる

電子カルテであれば、入力や編集などによって更新された新しい情報をリアルタイムで共有することが可能です。リアルタイムに共有できれば、これまで紙カルテが回ってくるまで確認や処理できなかった業務をタイムリーに進められるようになります。

3.保管スペースを減らせる

紙カルテの大きなデメリットは保管スペースです。患者数の増加に比例してカルテの量も膨大となるため、その分保管スペースを確保する必要がありました。

一方、電子カルテであればデータ化してサーバー内に保管できます。そのため、患者数が増えても紙カルテのように保存スペースを増やす必要がありません。

さらに、電子化以前の紙カルテを電子カルテにスキャンして取り込むことで、現在の保管スペースも減らせます。

4.検査結果をシステムに取り込める

紙カルテの場合は、検査会社の検査結果を受け取るまでに数日間から1週間程度を要します。一方、電子カルテであればデータの取り込みによって検査結果をすぐに反映することが可能です。

また、検査会社や利用するシステムによっては結果がオンラインでアップロードされるため、取り込みの操作自体が不要となるケースもあります。

5.業務負担を軽減できる

業務負担を軽減できる点も電子カルテの大きなメリットの1つです。前述の通り、記入するという行為がなくなるため、字の特徴を読み取る必要がありません。

そのため、医師の指示を的確に把握できるのはもちろんのこと、読みにくい文字について医師に確認していた手間を省くことができます。

また、情報をリアルタイムに共有できることから、診療情報提供書などの文書作成や処方などのオーダーリングといった複数の業務の時間短縮につながるでしょう。

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紙カルテから電子カルテに移行する際の3つの注意点

紙カルテから電子カルテへ移行する際の注意点として次の3つが挙げられます。

• 災害や停電が起こると利用できない    
• 業務フローの変更が必要になる    
• セキュリティ対策を施す必要がある    

それぞれの詳しい内容について解説します。

1.停電が起こると利用できない    

電子機器で構成される電子カルテは、停電などによって電力供給がストップすると利用できません。そのため、災害の発生時には患者の受け入れ対応が困難になる可能性があります。

そのため、万が一に備えて電力が復旧するまでは紙カルテや検査伝票に一時的に切り替えるための備えや訓練が必要です。また、ノートパソコンやタブレットなどを用意して、停電時でも対応できる環境の構築が欠かせません。

2.業務フローの変更が必要になる   

電子カルテへ移行する際は、従来の業務フローに大きな変更を加えることになります。例えば、医師によってカルテの入力内容に違いがあったり、システムの導入・刷新によってこれまでの帳票が使用できなくなったりするケースもあるでしょう。

そのため、入力内容をテンプレート化したり、帳票の代替手段を用意したりといった対策が必要です。また、操作に慣れるまでは業務効率が低下することも考慮しながら、余裕を持って移行を進めなければなりません。

3.セキュリティ対策を施す必要がある

カルテがデータ化された場合、サイバー攻撃や内部不正などによって情報が漏洩する恐れがあります。また、USBメモリなどを利用すれば大量のデータを簡単に外へ持ち出せるため、ヒューマンエラーによる漏洩リスクも高まりかねません。

そのため、ログ管理やアクセス制限などの入念なセキュリティ対策を施す必要があります。ちなみに、クラウド型の電子カルテであればデータは病院内に蓄積されず、クラウド上でセキュリティ対策も施されているため安心です。

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紙カルテから電子カルテへ移行する際の流れ

紙カルテから電子カルテへ移行する際の主な流れは次の5ステップで進めます。

1. 紙カルテと電子カルテの併用
2. 紙カルテの情報を電子カルテへ入力する（紙カルテへスキャンしてPDF化する方法もあります）
3. 電子カルテ操作の研修をする
4. 電子カルテへ完全に切り替える

上記の流れのとおり、電子カルテはいきなり導入するのではなく、少しずつ切り替えていくことが大切です。

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まとめ

電子カルテに移行すれば「ヒューマンエラーを防止できる」や「情報をリアルタイムに共有できる」といったさまざまなメリットを得られます。業務負担を軽減して効率化を図れることから電子カルテの導入率は高まっており、今後も電子カルテを利用するクリニックは増加すると予想されます。

ただし、停電によって利用できなかったり、一時的に業務の効率が落ちたりといくつかの注意点があるのも事実です。これから移行を目指す場合は電子カルテの特徴を踏まえながら、慎重に進めていきましょう