カルテ画面内の文書雛形一覧より、作成したい文書雛形を選択すると、日付・医療機関情報・患者情報などの項目を反映したファイルが、パソコンにダウンロードされます。
ダウンロードされたファイルをWordもしくはExcelのアプリケーションで開いて、適宜編集が可能です。

よく使う文書は最初から文書雛形が用意されており、すぐに使うことができます。
あらかじめ用意されている文書雛形は、以下の通りです。

・証明書
・診断書
・医師意見書
・経過報告書
・診療情報提供書
・診療に関する説明と承諾書
・訪問看護指示書
・特別訪問看護指示書

さらに、医療機関専用にカスタマイズした文書雛形を登録して使うことも可能です。
登録作業は医院にて行えますので、運用にあわせて記載内容を変更したり、新しい雛形を追加したり、自由に文書雛形をメンテナンスできます。

CLINICSカルテの文書機能では、患者番号や患者氏名といった患者様ごとに一意な情報に加えて、処方情報・傷病名・既往歴を自動反映させることができます。
例えば診療情報提供書に傷病履歴から選択した「傷病名」を自動反映させるなど、必要な情報を反映させれば、カルテから文書への転記作業を格段に少なくすることができます。

自立支援医療や難病疾患の診断書のように都道府県や市町村などが公開している文書の雛形は、多くの場合Word形式もしくはExcel形式で公開されています。
CLINICSカルテはWord形式とExcel形式のファイルを文書雛形として登録可能ですので、これらのファイルをすぐに取り込んで文書作成時に利用することができます。

例えば紹介状の文書雛形を、紹介先・診療科・対象疾病ごとに複数用意しておきたいといった場合には文書雛形の数が多くなりがちです。
そのような場合でも「紹介状」フォルダや「頻用」フォルダなど医院の運用にあわせてフォルダ管理ができるため、たくさんの文書雛形を整理された状態で活用することができます。