クリニックの受付業務や診療の効率化に関心がある先生方も多いのではないでしょうか。紙の問診票からWeb問診システムへ移行することで、スタッフの負担軽減や患者様の待ち時間短縮など、多くのメリットが期待できます。

当記事では、Web問診の基本的な仕組みから、導入によって得られる具体的なメリット・デメリット、そして自院に最適なシステムを選ぶためのポイントまで、幅広く解説します。

web問診とは？

Web問診とは、従来の紙の問診票を電子化し、インターネットを通じて回答できるようにしたシステムです。

QRコードの読み取りや公式サイトのリンク、LINEアプリなどを通じてWeb問診へアクセスするのが一般的で、患者は自宅や待合室などから診察前に問診を済ませることができます。

入力された問診データは自動でクリニックのシステムに送信され、医療機関側ですぐに確認が可能です。特に、電子カルテと連携している場合は、問診内容が自動でカルテに取り込まれるため、業務の効率化が期待できます。

web問診システムを導入するメリット

Web問診システムを導入すれば、業務の効率化だけでなくさまざまなメリットが得られます。ここでは、導入によって得られる3つのメリットを見ていきましょう。

スタッフの業務負担軽減

Web問診システムを導入すれば、スタッフの業務負担を大幅に軽減できます。

従来の紙の問診票に比べて、患者への記入方法の説明などのサポートの負荷は少なくなるでしょう。
また、記入された内容を電子カルテや他のシステムへ手入力で転記する必要がなくなるため、入力ミスや時間のロスを防げます。

さらに、紙の問診票の保管や、個人情報保護に配慮した適切な処分の手間からも解放されます。

患者の待ち時間短縮

Web問診システムを導入すれば、患者の待ち時間を短縮できます。来院前に自宅などで問診票を入力できるため、受付後の手続きがスムーズになり、診察までの流れが効率化されます。

結果として、クリニックへの満足度向上にもつながります。

診察の効率化

Web問診システムは、診察の効率化と質の向上に寄与します。

患者が来院前に詳細な情報を入力しておけば、医師はあらかじめ症状や主訴を把握でき、より的確な診察につながるでしょう。

さらに、手書きによる記入漏れや読み間違い、電子カルテへの転記ミスといったリスクも軽減できます。

情報の精度が高まることで、診察の順番調整や必要な検査の事前準備も可能になり、スムーズな診療体制を整えやすくなります。

web問診システム導入のデメリット

多くのメリットがあるWeb問診システムですが、導入にあたってはいくつかのデメリットや注意点も理解しておく必要があります。

課題を事前に把握し、対策を検討することで、よりスムーズな導入と効果的な活用が可能になります。

操作に慣れる必要がある

Web問診システムを円滑に運営するためには、スタッフと患者の双方が操作に慣れる必要があります。スタッフ側は、新しいシステムの操作方法や院内での運用手順を把握するための研修や準備期間が必要です。

一方、患者のなかには、スマートフォンやタブレットの操作に不慣れな方も少なくありません。その場合は、より丁寧な案内や、場合によっては紙の問診票と併用するなど、柔軟な対応が必要になります。

Web問診を本格的に稼働させる前に、Web問診を使いづらい患者へのサポート体制を整えておくことが重要です。

費用がかかる

Web問診システムの導入には、当初の想定以上に費用がかさむこともあり、注意が必要です。

導入の初期費用に加えて、タブレット端末の購入や、オプション機能の利用が必要になる可能性があります。

また、患者の多くが高齢で、デジタルツールの利用に不慣れな場合や、急患対応が多く、事前の問診が活かしづらい診療体制では、導入メリットが十分に得られない可能性も否定できません。自院の患者層や診療スタイルを踏まえたうえで、費用対効果を慎重に見極めることが重要です。

導入の手間がある

Web問診システムの導入には、ある程度の準備期間と手間が必要です。

まず、自院の診療科や運用に合わせて、問診の項目をカスタマイズする必要があります。汎用的なテンプレートが用意されている場合でも、細かな調整は必要になることが多いでしょう。

また、電子カルテや予約システムなど、既存の院内システムとの連携設定が必要になる場合もあります。

各システムのベンダーとの調整が必要になることもあるため、早めにスケジュールを確認しておくと安心です。

導入初期には、患者へ新しい問診方法について説明したり、操作を案内したりする手間が発生することも押さえておきましょう。

Web問診サービスを選ぶ際のポイント

Web問診システムを導入する際には、自院の運用スタイルや患者様の層に合ったものを選ぶ必要があります。

ここでは、Web問診システムを選ぶ際の具体的なポイントを5つ紹介します。

ぜひ参考にしてください。

自院のニーズにマッチするか

Web問診システムを選ぶうえで最も重要なのは、自院のニーズに合致しているかという点です。

まず、問診項目を自由にカスタマイズできるか確認しましょう。
診療科特有の項目を設定することで、問診の質を高められます。

小児科や皮膚科など、特定の診療科に特化したテンプレートが用意されているシステムであれば、導入時の手間を軽減できるため便利です。

さらに最近では、患者の回答に応じて最適な質問を自動提示するAI問診機能を備えたシステムも登場しています。

また、患者の年齢層やITリテラシーを考慮し、誰にでも分かりやすく、シンプルな操作性のシステムを選ぶことも大切です。
 
具体的な製品情報については、以下の記事も参考になります。

コストは妥当か

Web問診システムの料金体系はサービスごとに異なるため、予算内に収まるかどうかを事前によく確認しておく必要があります。

初期費用としては、システムのセットアップ費用が必要になります。

Web問診システムの運用方法によっては、タブレット端末などの機器代が必要になることもあるため、費用の見落としに注意しましょう。

また、運用コストについても、基本の月額利用料に加えて、患者数に応じた従量課金や、サポート体制に関する追加料金が発生するサービスもあります。必要な機能と費用のバランスを見ながら、複数のサービスを比較検討することが大切です。

セキュリティ対策は十分か

Web問診システムでは、患者様の氏名、生年月日、病歴、症状といった機微な医療情報を扱います。そのため、セキュリティ対策が十分に施されているかを確認することが重要です。

具体的には、送受信されるデータが暗号化されているか、不正アクセスを防ぐためのログイン管理やアクセス制限が適切に設定できるかといった点を確認しましょう。

また、個人情報保護に関する第三者認証であるプライバシーマークの取得や、情報セキュリティマネジメントシステムの国際規格であるISO認証の有無も、信頼性を判断する一つの目安となります。

サポート体制が整っているか

Web問診システムの導入後も、丁寧なサポートが受けられるかどうかは重要です。

初期設定や既存システムとの連携時はもちろん、運用を開始したあとも、操作方法に迷ったときやトラブルが発生したときに手厚いサポートがあると、安心して運用できます。

事前に、問い合わせ対応の方法や受付時間、追加費用の有無などを確認しておきましょう。特にIT操作が苦手な場合は、導入時に操作説明やマニュアル提供があるかどうかも確かめておくと安心です。

利用している電子カルテと連動できるか

Web問診システムを導入する際は、現在利用している電子カルテと連携できるかどうかを必ず確認しましょう。

問診情報が電子カルテに自動で取り込まれることで、スタッフの手間を削減し、転記ミスも防ぐことができます。

しかし、導入を検討しているWeb問診システムが、現在利用している電子カルテと連携できるとは限りません。

連携が可能であっても、別途費用が発生する場合や、設定に専門的な知識が必要になることもあります。

導入前に、利用している電子カルテのベンダーやWeb問診システムの提供元に、連携の可否や方法、費用について事前に相談することが大切です。

電子カルテのオプションサービスを利用する方法も

Web問診の導入方法としては、独立したシステムを新たに契約するだけでなく、電子カルテのオプション機能を活用するのも一案です。

多くの電子カルテシステムでは、追加機能としてWeb問診を提供しています。

システム間の連携は基本的に保証されているため、導入時の負担を軽減できるでしょう。

例えば、クラウド型電子カルテ「CLINICSカルテ」では、簡単な操作でクリニック独自の問診フォームを作成でき、患者が入力した内容はリアルタイムでカルテに反映されます。

オプションとして導入できるため、専用のWeb問診システムを別途契約するよりも費用を抑えやすいのもメリットです。

 まとめ

Web問診システムは、紙の問診票の課題を解決し、クリニックの業務効率化、患者様の待ち時間短縮、診療の質の向上に有効なツールです。

一方で、導入にあたっては操作への慣れやコスト、準備の手間への考慮が必要です。

自院のニーズに合ったシステムを選び、電子カルテとの連携をスムーズに行うことで、Web問診のメリットを最大限に活かすことができるでしょう。

この記事で解説したポイントを参考に、ぜひWeb問診システムの導入を検討してみてください。