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【クリニック向け】レジ締めをラクにする方法!自動釣銭機を導入するメリット・デメリットも解説

レジ締めとはレジに残っている現金と、1日の売り上げを照らし合わせる作業のことです。毎日行う必要があり、もし照らし合わせてずれがある場合は、どの部分がずれているのかを照合しなければいけません。病院やクリニックにおいて、この差異を調べる作業が負担になっていることがあるのです。

この記事では、レジ締めをラクにする方法や自動釣銭機を導入するメリットを紹介します。また自動釣銭機を導入するデメリットも合わせて解説するので、自動釣銭機の導入を検討する際の参考にしてください。


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レジ締めとは?


レジ締めとは、病院やクリニックで1日の売り上げを計算し、データ上と実際の現金、クレジットカード処理したものを一致させる作業です。データ通りに現金があることを把握して安全に確保することが大きな目的です。

レジ締めは金額を確認するだけではなく、患者の傾向を知るためにも使われます。

レジ締め業務は、毎日診察時間が終わったら行います。データ上の金額と実際の釣り銭の金額が合わなければ、合うまで見直すことが一般的です。この作業だけで残業時間が延長してしまうこともあり、多くの病院やクリニックにおける課題となっています。そこで、自動釣銭機を活用することでヒューマンエラーをなくし、レジ締め業務の負担を大きく減らすことが可能です。

レジ締めのやり方

レジ締めのやり方は、まず前日に残った釣り銭の数を診察前に確認します。診察後に1日の売り上げを確認し、レジに残っている釣り銭の合計を計算します。次にレジにある釣り銭から前日に残った釣り銭を引いて、レジに残っている釣り銭と合っているかどうかを判断します。

この時点で差異があった場合は、どこでずれてしまったのか詳細に調べる必要があります。レジ締めにおいてこの作業がもっとも大変であり、残業につながるなど病院側にとって大きな負担となっているのです。


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レジ締めをラクにする3つの方法


レジ締めをラクにするためには次の3つの方法が挙げられます。

  • お札や小銭をまとめる
  • キャッシュドロアの使い方を工夫する
  • 自動釣銭機を導入する

それではそれぞれの方法について詳しく説明していきます。 

お札や小銭をまとめる

レジ締めをするにあたって、お札や小銭をまとめておくと作業が楽です。1日の中で会計業務が忙しい時間帯とそれほど忙しくない時間帯があります。患者が少ない時間帯にお札を10枚ずつまとめておくことによって釣銭の受け渡しやレジを閉める時の負担を減らすことが可能です。また小銭もある程度種類ごとにまとめておくと後で計算しやすくなるでしょう。

キャッシュドロアの使い方を工夫する

キャッシュドロアの使い方によって、レジ締め作業に影響があります。一般的にキャッシュドロアの右側から一円玉、五円玉と徐々に大きな金額のコインをセットする特徴があります。小銭と小銭の間に仕切りをつけることによって混ざらないようにしましょう。

もし仕切りを作るのが難しい場合は、小銭間にスペースを設けることも一つの方法です。違う金額の硬貨が混ざってしまうと後で計算が難しくなってしまいます。100円玉と50円玉をはじめ、種類が似ている小銭は特に間違えやすくなるので注意しましょう。 

自動釣銭機を導入する

自動釣銭機を導入することでヒューマンエラーをなくすことができます。データ上と実際の釣銭が合わない理由のほとんどはヒューマンエラーです。そのため、自動釣銭機を導入することで、スタッフの手間を大きく減らせます。


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自動釣銭機を導入するメリット


自動釣銭機を導入するメリットには次のようなものがあります。

  • ヒューマンエラーの解消
  • セキュリティの強化
  • 感染対策の強化
  • レジ締め業務の負担軽減
  • 業務の効率化
  • 患者の待ち時間短縮

1つずつ解説していきます。

1.ヒューマンエラーの解消

自動釣銭機を導入することで入金手続きはすべて自動で進められます。そのため数え間違いや計算ミスによるヒューマンエラーは起こらないでしょう。機械を使うことで正確に計算できるため、ヒューマンエラーの解消につながります。

2.セキュリティの強化

自動釣銭機を導入するとセキュリティを強化することができます。お金のやり取りをすることがなく現金は常に金庫の中に保管しておくことが一般的です。そのため、担当スタッフ以外にも経営者や責任者にとっても大きなメリットがあります。

3.感染対策の強化

自動釣銭機を導入することによって感染対策の強化につながるでしょう。患者が入金処理することで、金銭の受け渡しがなくなるからです。

4.レジ締め業務の負担軽減

自動釣銭機を導入することで、レジ締め業務の負担を軽減することも可能です。少しでも数え間違いがあると手間が増えてしまうのですが、自動釣銭機は自動的に計算してくれるため、数え間違いがなくなります。

5.業務の効率化

自動釣銭機を導入することによって、病院やクリニックのスタッフが金銭の受け渡しや金額をチェックする必要がなくなります。そのため病院やクリニックにとって業務の効率化につながるでしょう。さらにレジ締め業務の負担を軽減することも業務の効率化となります。

6.患者の待ち時間短縮

病院やクリニックの会計担当者が入金業務を行うと、スタッフの負担が増えるだけではなく患者はその間待つ必要があります。しかし自動釣銭機を導入することによって入金の手続きは患者自身で行うため、待ち時間の短縮につながるでしょう。


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自動釣銭機を導入する3つのデメリット


自動釣銭機を導入するにあたって、次の3つのデメリットが生じます。

  • 設置スペースを確保する必要がある
  • 操作に慣れるまで時間を要する
  • 初期・ランニングコストがかかる

それぞれ詳しくみていきましょう。

1.設置スペースを確保する必要がある

自動釣銭機を導入するためには設置スペースの確保が必要です。自動釣銭機にはさまざまなサイズがあるため、病院やクリニックに適したサイズを事前に確認しておきましょう。

2.操作に慣れるまで時間を要する

自動釣銭機を導入すると操作に慣れるまで時間を要します。そのため、少しでも操作性が高い自動釣銭機を選ぶようにしましょう。不要な機能が多くついている自動釣銭機を選んでしまうと、結果的に操作を覚えるのに時間がかかってしまう可能性があります。 

3.初期・ランニングコストがかかる

自動釣銭機を導入すると初期費用がある程度高額になります。さらに初期費用以外にも毎月のランニングコストが発生する発生するため、前もって総額費用を把握しておくことが重要です。 


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まとめ


病院やクリニックの会計スタッフが毎日のレジ締め作業において、負担がかかっているケースは少なくありません。データ上の金額と釣り銭の合計が合わなければ、合うまで確認する必要があります。そこで自動釣銭機を導入することによって、レジ締め作業の負担を大幅に減らすことが可能です。自動的に金銭を計算してくれるためヒューマンエラーをなくすことができるでしょう。

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この記事の監修者。株式会社メドレーCLINICS事業部マーケティングチームリーダーの阿部 瑛。慶應義塾大学卒業。ファッションレンタルサービスを運営する企業にて、3年間マーケティングと新規事業を担当。2021年より株式会社メドレーに入社。 オンライン診療・電子カルテ・WEB問診のマーケティングを担当。

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