クリニックで予約システムを導入する際のポイントを解説します

クリニックでスタッフが大変・面倒だと思う仕事の中に、予約管理があります。そんな予約管理の仕事を効率化するためには、診療予約システムの導入がおすすめです。予約システムで患者の予約を管理することで事務仕事がスムーズになり、生産性・正確性の向上も期待できます。

そこで今回は、診療予約システムを導入する際のチェックポイントを解説します。

この記事を読むと以下のことがわかります。

• 病院に診療予約システムを導入するときのポイント
  
• 診療予約システムの種類とは？
  
• 病院やクリニックが予約システムを導入するメリット

予約システム導入をご検討中の医院経営者の方の参考になれば幸いです。

病院に診療予約システムを導入するときのポイント

診療予約システムといっても、提供元によって特徴はさまざまです。機能も違いますし、得意としている分野も異なります。

そんな予約システムを導入するときにチェックすべきポイントはどこなのでしょうか。

ここでは、病院に診療予約システムを導入するときのポイントとして「導入実績が豊富かどうか」「患者の利便性・満足度向上に役立つ機能があるか」「システムの導入は簡単かどうか」の3点を解説します。

導入実績が豊富かどうか

導入実績は豊富であればあるほどその予約システムが支持されているのかが分かります。初めて予約システムを導入するクリニックほど、導入実績が多く、ノウハウの蓄積が多い予約システムを選ぶのがいいでしょう。

多くの予約システムは、公式サイトで具体的な導入先を公開しています。そこをチェックすれば、導入している病院の傾向も分かりますので、できるだけ事例がある予約システムを選ぶと失敗しにくいですよ。また、病院の規模もわかりますので、その予約システムが自分の病院に合っているのか判断しやすいはずです。

患者の利便性・満足度向上に役立つ機能があるか

また、予約システムを導入するなら、患者側にもメリットがあるかは必ずチェックしたいポイントです。

【患者のために考慮したいポイント】

• 利便性が向上するかどうか
  
• システムが使いづらくないか
  
• 予約システムの導入で逆に利用者の負担が増加しないか（高齢者の患者が多い場合など）

これらは、運営する側の目線ではなく、利用する患者さん目線でチェックしましょう。 また、高齢者が多い場合はシンプルなＵＩを選んだり、問診にも活用したい場合は同時に質問ができるタイプを選んだりするなど、患者・クリニックの属性もふまえて、予約システムを選ぶようにしましょう。

システムの導入は簡単かどうか

いくら優れた機能があっても、導入費用が安くても、使いこなせなければ意味がありません。むしろ運営するにあたって負担が増え、管理が大変になってしまうことも大いにあり得ます。患者はもちろん、病院スタッフが使いこなせて、予約の管理が簡単にできるシステムを選ぶのが大切です。

診療予約システムの種類とは？

予約システムは、「予約の入れ方」で大きく以下の3つに分けることができます。

• 順番待ち予約
  
• 時間指定予約
  
• 時間帯予約

それぞれの特徴について以下にご紹介します。

順番待ち予約

順番待ち予約とは、簡単に言えば「番号順に呼ばれる早い者勝ちシステム」です。大病院などでも採用されていますが、何時に診療がスタートするかは明確にわからず、番号順に先頭から順番に呼ばれるイメージです。

そのため、「順番制」の予約システムは一人一人の診療に時間がかかる診療科目には向いておらず、一人当たりの診察時間が短く、次々に患者さんをさばいていくような診療科目には向いているといえます。

時間指定予約

時間指定予約とは、きっちりと日時を指定して予約を入れるシステムです。歯科など、診察時間の目安が施術によってわかっていて、予約枠を切ることが可能な診療科目に向いていると言えるでしょう。

患者から見たメリットは、予約した日時が明確ですから、その時間に行けばいいということでしょう。ただし、このメリットはデメリットにもなり、時間がずれると患者にとってはストレスになってしまう可能性もあります。

時間帯予約

最後に紹介する時間帯予約は、時間制と順番性の「いいとこどり」をした予約方法です。時間指定予約が「○月○日の14時」とはっきり決めるのに対して、時間帯予約は「○月○日の14時～14時30分」など、「おおまかな時間帯」を指定します。

このメリットとしては、患者はこの30分の間に診察されるとして、待ち時間に対する不満は最小限になります。クリニック側としてはある程度の時間の幅を持って診察ができるので、先の患者さんが早く終われば巻いて診察をスタートできますし、多少押しても14時台に診察が始まれば患者との予約の約束を反故にしたことにはなりません。

クリニックに合った予約システムを導入することが重要

予約システムでは、自分のクリニックにどんな機能が必要で、どんな予約の仕方が適しているかを把握することが大切です。それが患者さんにとっても、クリニックにとってもいい影響をもたらすからです。

また、すでに導入しているシステムとの連携の可否も確認しておくとよいでしょう。
すでにCLINICSカルテを導入している方は、CLLINICS予約の導入をご検討ください。